Zarządzanie uczestnikami

Zarządzanie uczestnikami

___
Projekt

IBE – Instytut Badań Edukacyjnych
1-szy Kongres Polskiej Edukacji 5-6.06.2011

___
Miejsce

Warszawa

___
Liczba osób

ponad 2500

___
Zakres prac

  • rekrutacja
  • projekt i wysyłka mailowa 6.000 spersonalizowanych zaproszeń
  • rejestracja uczestników
  • stworzenie dedykowanej strony www do rejestracji on-line
  • stworzenie formularza internetowego wg wytycznych zamawiającego
  • stały kontakt mailowy i telefoniczny z uczestnikami
  • mailowa wysyłka informacji o programie, transferach
  • rejestracja w miejscu obrad
  • koordynacja pracy 32 hostess
  • 2500 wydanych smyczy, identyfikatorów i toreb z materiałami konferencyjnymi
  • asysta dla prelegentów i gości VIP w miejscu obrad (wymogi audio-video, honoraria, zwrot kosztów podróży)
  • transfery
  • przygotowanie i rozesłanie uczestnikom harmonogramu transferów
  • zapewnienie w 17 hotelach punktów informacyjnych obsługiwanych przez przeszkolone hostessy
  • koordynacja 40 autokarów
Zarządzanie uczestnikamiZarządzanie uczestnikamiZarządzanie uczestnikami

Zarządzanie uczestnikami

  • Spersonalizowane zaproszenia
  • Dopasowane do konferencji formularze rejestracyjne
  • Korespondencja z uczestnikami
  • Wysyłanie potwierdzeń zgłoszeń
  • Zarządzanie bazami CRM
  • Obsługa gości VIP oraz prelegentów
  • Spersonalizowane certyfikaty

Zarządzanie finansami

Zarządzanie finansami

___
Projekt

BIR – Międzynarodowe Biuro Recyklingu
Jesienna Konwencja 2007, Jesienna Konwencja 2013

___
Miejsce

Warszawa

___
Liczba osób

ponad 900

___
Zakres prac

  • Zaplanowanie i zarządzanie budżetem w sposób gwarantujący możliwie najefektywniejsze wykorzystanie zgromadzonych środków
  • Obsługa finansowa ponad 900 uczestników płacących za wpisowe, zakwaterowanie i program socjalny z czego większość uczestników rejestrowała się na dwa miesiące przed spotkaniem
  • Ponad 1500 wystawionych faktur
  • Specially dedicated and top qualified budget and accountancy managers
  • Specjalnie dedykowani i wykfalifikowani kierownicy ds. budżetu i obsługi księgowej
  • Przygotowywanie i analiza regularnych raportów finansowych
  • Integracja z systemem rejestracyjnym i finansowym Klienta tak, aby w jak największym stopniu ograniczyć zbędne kroki uczestników Konwencji BIR w czasie procesu rejestracji
Zarządzanie finansamiZarządzanie finansamiZarządzanie finansami

Zarządzanie finansami

  • Planowanie i kontrola budżetu
  • Zarządzanie przychodami i kosztami
  • Usługi księgowe
  • Rozliczenia wielowalutowe

Zarządzanie stroną WWW

Zarządzanie stroną WWW

___
Projekt

Warsaw Destination Alliance, Ministerstwo Środowiska
Konferencja Klimatyczna - 19th United Nations Framework Convention on Climate Change (COP19), listopad 2013

___
Miejsce

Warszawa

___
Liczba osób

12.000-16.000

___
Zakres prac

  • Przygotowanie internetowego serwisu rezerwacji hotelowych na potrzeby światowej konferencji realizowanej w Polsce
  • Czas na przygotowanie systemu od koncepcji do uruchomienia serwisu: 12 tygodni, w tym:
    • opracowanie koncepcji działania systemu od strony:
    • informatycznej i infrastruktury
    • obsługi klienta indywidualnego oraz grup
    • współpracy z hotelami
  • Założenia serwisu:
    • Dostępność on-line do aktualnej oferty hotelowej przygotowanej specjalnie na czas konferencji
    • Dostępny mechanizm wyszukiwania ofert
    • umożliwienie uczestnikom konferencji złożenia zamówienia na rezerwację hotelową
    • obsługa płatności za rezerwacje
    • elektroniczna wymiana informacji o zamówieniach pomiędzy operatorem systemu , hotelem i uczestnikiem
  • Opracowanie bazy danych ponad 60 obiektach hotelarskich
  • Utworzenie zespół osób zajmujący się projektem
    • zespół programistyczny
    • obsługa klienta: dedykowany zespół call centre, wydzielone linie telefoniczne oraz adresy e-mail
    • zespół ds. kontaktów z hotelami
Zarządzanie stroną WWWZarządzanie stroną WWWZarządzanie stroną WWW

Zarządzanie stroną WWW

  • Tworzenie indywidualnych stron internetowych konferencji
  • Koordynowanie strony WWW
  • Wsparcie IT

Logistyka miejsca konferencji

Logistyka miejsca konferencji

___
Projekt

Europejska Akademia Alergologii i Immunologii Klinicznej
EAACI XXVIII Kongres Europejskiej Akademii Alergologii i Immunologii Klinicznej, 6-9.06.2009

___
Miejsce

Warszawa

___
Liczba osób

6000

___
Zakres prac

  • 24 miesiące szczegółowego planowania lokalizacji obrad w obiekcie – łącznie na piętrach II-XII
  • Doradztwo i ścisła współpraca z CONGREX Sweden – profesjonalnym organizatorem konferencji
  • Wynajęcie i podpisanie umów najmu na powierzchnie i pomieszczenia konferencyjnej w PKiN będących w zarządzie 4 różnych podmiotów, w tym; PKiN, Kinoteka, Teatr Dramatyczny, Collegium Civitas
  • Planowanie i koordynacja dostaw do obiektu:
    • podwykonawców
      • zabudowy targowe
      • informacja wizualna
      • audio-video oraz IT
      • catering
    • Wystawców
      • Sponsorzy i wystawcy główni (10 firm, stoiska ok. 50m2)
      • Pozostali wystawcy
  • Opracowanie koncepcji lokalizacji, przygotowania i zabudowy dodatkowego pawilonu wystawienniczego przed PKiN o powierzchni 2600 m2 , wys. 13m
  • Wybór wykonawcy oraz uzyskanie niezbędnym pozwoleń na budowę pawilonu
  • Doprowadzenie mediów i zabezpieczenie obsługi pawilonu: woda bieżąca, prąd (generator prądu 630 KVA), wentylacja, ochrona, dyżur elektryków, ppoż., obsługa techniczna pawilonu, sprzątanie
  • Spotkania i odprawy z pracownikami PKiN
  • Zapewnienie łączności radiowej dla kluczowego personelu kongresu oraz hostess
  • Koordynacja demontażu i opuszczenia obiektu
Logistyka miejsca konferencjiLogistyka miejsca konferencjiLogistyka miejsca konferencji

Logistyka miejsca konferencji

  • Poszukiwanie i wybór miejsca konferencji
  • Negocjacje
  • Wynajem miejsca pod konferencję
  • Tworzenie planów pomieszczeń

Organizacja przestrzeni konferencyjnej

Organizacja przestrzeni konferencyjnej

___
Projekt

EUROSPINE – Europejskie Towarzystwo Kręgosłupa
Kongres Europejskiego Towarzystwa Kręgosłupa

___
Miejsce

Warszawa

___
Liczba osób

ponad 3000

___
Zakres prac

  • 113 stoisk wystawienniczych z ponad 280 wystawcami
  • 1744 m2 powierzchni wystawowej zlokalizowanej w 11 salach na dwóch różnych poziomach Pałacu Kultury i Nauki
  • 2 dni montażu i wyjątkowo krótki czas demontażu – 8 godzin!!
  • Ponad 350 techników pracujących przy konstrukcji stoisk
  • Tematyczny podział powierzchni wystawowej
  • 3 pełne dni ekspozycji z udziałem 3000 uczestników kongresu
Organizacja przestrzeni konferencyjnejOrganizacja przestrzeni konferencyjnejOrganizacja przestrzeni konferencyjnej

Organizacja przestrzeni konferencyjnej

  • Wynajem standów i stoisk wystawienniczych
  • Zapewnienie wyposażenia stoisk, dekoracji
  • Koordynacja
  • Zarządzanie sesjami plakatowymi
  • Wsparcie techniczne
  • Organizacja obszaru cateringowego
  • Brandowanie

Rekrutacja personelu

Rekrutacja personelu

___
Projekt

EAACI
XXVIII Kongres Europejskiej Akademii Alergologii i Immunologii

___
Miejsce

Warszawa

___
Liczba osób

ponad 6000

___
Zakres prac

  • Rekrutacja hostess, managerów projektu zgodnie z wymaganiami klienta
  • 120 hostess i hostów
  • 5 dni konferencji
  • 2 szkolenia personelu przed rozpoczęciem kongresu
  • Codzienne poranne i popołudniowe briefingi
  • Staff zarządzający ponad 40 salami konferencyjnymi ulokowanymi na 15 piętrach
Rekrutacja personeluRekrutacja personeluRekrutacja personelu

Rekrutacja personelu

  • Dedykowany kierownik projektu
  • Hostessy
  • Staff do rejestracji
  • Pomoc techniczna

Materiały konferencyjne i informacyjne

Materiały konferencyjne i informacyjne

___
Projekt

Ministerstwa
Przewodnictwo Polski w Radzie Unii Europejskiej

___
Miejsce

Cała Polska

___
Liczba osób

ponad 6000

___
Zakres prac

  • 56 konferencji
  • 15 miast
  • Ponad 12 000 uczestników
  • Kompleksowe zagwarantowanie materiałów konferencyjnych takich jak:
    • Identyfikatorów
    • tysiące programów I folderów informacyjnych,
    • długopisów,
    • toreb reklamowych,
    • plecaków z logo konferencji,
    • podkładek pod mysz,
    • kalendarzy,
    • książek abstraktów,
    • ludowych gadżetów
    • wiele innych
    • books of abstracts,
    • folk gadgets, etc.
Materiały konferencyjne i informacyjneMateriały konferencyjne i informacyjneMateriały konferencyjne i informacyjne

Materiały konferencyjne i informacyjne

  • Indywidualne badge z logo konferencji
  • Foldery z logo konferencji
  • Notatniki oraz długopisy z logo konferencji
  • Przygotowanie i druk ulotek, plakatów, zaproszeń
  • Branding

Zarządzanie Abstraktami

Zarządzanie Abstraktami

___
Projekt

Instytut Chemii I Techniki Jądrowej oraz IARC Politechnika Łódzka
Ionizing Radiation and Polymers symposium – IRAP’12

___
Miejsce

Kraków

___
Liczba osób

180

___
Zakres prac

  • 500 abstraktów
  • Rejestracja online abstraktów, recenzja oraz punktacja przez system Mazurex – Abstracts
  • Budowa program konferencji na podstawie liczby I tematów zgormadzonych abstraktów
  • Niezależni recenzenci wyznaczeni do każdej sesji
  • Kompleksowa produkcja 200 książek abstraktów (projekt, przygotowanie oraz skład)
  • Podział na 2 rodzaje prezentacji: 13 sesji ustnych oraz sesji plakatowych
  • W pełni zautomatyzowany proces
Zarządzanie AbstraktamiZarządzanie AbstraktamiZarządzanie Abstraktami

Zarządzanie Abstraktami

  • Własny program on-line rejestracji abstraktów (Mazurex – Abstracts)
  • Rejestracja prac naukowych
  • Bezpieczeństwo przesyłania danych
  • Koordynacja
  • Przygotowanie i wydruk książek z abstraktami

Zakwaterowanie

Zakwaterowanie

___
Projekt

FITOUR
FITOUR

___
Miejsce

Poznan

___
Liczba osób

ponad 6000

___
Zakres prac

  • Zabezpieczenie bazy hotelowej dla ponad 6 000 uczestników kongresu
  • Podpisanie 50 kontraktów z poszczególnymi hotelami
  • 50 hoteli w różnych kategoriach standardu, ceny i lokalizacji dopasowanych do indywidulanych preferencji gości
  • 980 niezależnych rezerwacji hotelowych dokonanych przez system rezerwacyjny
  • 4 300 dób hotelowych w okresie 2 tygodni
  • Ponad 1500 godzin pracy dedykowanego zespołu rezerwacyjnego i help desk w okresie przygotowawczy i w czasie realizacji imprezy
  • 50 koordynatorów grup
ZakwaterowanieZakwaterowanieZakwaterowanie

Zakwaterowanie

  • System rezerwacyjny
  • Szeroki wybór hoteli
  • Tworzenie procedur rezerwacyjnych
  • Obsługa płatności

Imprezy towarzyszące

Imprezy towarzyszące

___
Projekt

John Deer
10-lecie John Deere

___
Miejsce

Warsaw

___
Liczba osób

3600

___
Zakres prac

  • seria - 6 grup po 600 osób każda, po dwie 3-dniowe grupy w każdym tygodniu
  • zróżnicowany program imprez towarzyszących składający się z 3 różnych wieczorów: nieformalny – kolacja w stylu folk w scenerii wiejskiego siedliska:
  • szczegółowy scenariusz wieczoru obejmujący spacer, degustację polskich wódek, piknik ze specjałami polskiej kuchni, koncert zespołu Golec Orkiestra
  • aranżacja przestrzeni jako wsi sprzed 50 lat
  • uroczysty – galowa kolacja w Centrum EXPO XXI:
  • gromadzenie całej 600 –osobowej grupy w jednym pomieszczeniu
  • wykwintne potrawy serwowane przez grupę 60 kelnerów zgodnie z ceremoniałem gastronomicznym
  • koncert duetu skrzypcowego Paula i Julita
  • kulturalny – “dine around” na Starym Mieście:
  • podział według grup językowych
  • zarządzanie przepływem grup na Stare Miasto i podczas zwiedzania przed kolacją
  • koordynacja 20 restauracji
Imprezy towarzysząceImprezy towarzysząceImprezy towarzyszące

Imprezy towarzyszące

  • Wybór venue takich jak zamki, pałace, muzea, teatry, kopalnie
  • Tworzenie indywidualnych scenariuszy imprez
  • Program artystyczny
  • Catering
  • Nagłośnienie, oświetlenie, specjalne dekoracje
  • Upominki dla gości

Logistyka transportu

Logistyka transportu

___
Projekt

EWEA – Europejskie Stowarzyszenie Energii Wiatrowej
Europejska Konferencja I Wystawa nt. Energii Wiatrowej 20-23.03.2010

___
Miejsce

Warsaw

___
Liczba osób

ponad 3000

___
Zakres prac

  • 4 miesiące szczegółowego planowania, wynajmu autokarów, szkolenia obsługi
  • organizacja przejazdów między hotelami, EXPO XXI, imprezami towarzyszącymi i lotniskiem
  • zaplanowanie efektywnych tras przejazdu poprzez połączenie 17 hoteli w 5 linii
  • zaprojektowanie i wykonanie informacji wizualnej
  • ustawienie w hotelach i w miejscu obrad tablic informacyjnych z ‘rozkładem jazdy’
  • aranżacja, dostosowanie i nadzór terenu na potrzeby parking dla autokarów
  • przygotowanie szczegółowego ‘rozkładu jazdy’ bazując na:
    • liczbie autokarów – 23
    • liczbie osób w każdym hotelu
    • odległość hoteli od miejsca obrad
    • godzinach szczytu
  • ograniczony czas na branding 16 autokarów w logo sponsorów
  • selekcja doświadczonej obsługi
  • szkolenie kierowców
  • 24h dostępność doświadczonego managera transport przez caly okres trwania konferencji
  • poradzenie z sobie z zakłóceniami w ruchu lotniczym spowodowanymi wybuchem wulkanu Eyjafjoell
Logistyka transportuLogistyka transportuLogistyka transportu

Logistyka transportu

  • Wynajem autokarów, limuzyn, mikrobusów
  • Logistyka, tworzenie linii autobusowych
  • Dedykowany koordynator
  • Brandowanie autokarów

Catering

Catering

___
Projekt

Międzynarodowe Centrum Transmisyjne
Usługi cateringowe dla Międzynarodowego Centrum Transmisyjnego Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej UEFA

___
Miejsce

Warsaw

___
Liczba osób

2500

___
Zakres prac

  • Zapewnienie usług gastronomicznych dziennie przez 6 tygodni
  • 2 500 gości
  • Kantyna działająca zgodnie z zasadami IBC czynna zgodnie z czasem pracy gości
  • 5 dostaw świeżych produktów każdego dnia
  • Zróżnicowane menu dostosowane do międzynarodowego profilu gości i ich preferencji
  • 80 kelnerów
  • 20 barmanów
  • 30 kucharzy
  • Ponad 14 000 sztuk sztućców
  • Ponad 24 500 sztuk zastawy
  • 620 stołów i 1600 krzeseł
CateringCateringCatering

Catering

  • Przerwy kawowe
  • Lunche
  • Lunch Boxy
  • Wynajem sprzętu cateringowego, dekoracji
  • Catering dla wystawców

Innowacyjna_Gospodarka_Mazurkas_UE_web

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

„DOTACJE NA INNOWACJE – INWESTUJEMY W WASZĄ PRZYSZŁOŚĆ”